37 astuces pour capturer vos voleurs de temps !

Promesse faite, promesse tenue ! Dans la dernière Newsletter je vous avais promis de vous apporter des solutions concrètes et applicatives . Je vais donc le faire ici. Elles sont abordées de 3 facons :


Quelles sont donc ces solutions proposées ?

 

Dans un premier temps, rappelons-nous quels sont vos voleurs de temps :

Les chronophage les plus souvent cités :


Les voleurs de temps qui arrivent le plkus souvent dans le quinté


Dans un deuxième temps, abordons ensemble les solutions proposées :


1- La dispersion et le manque de concentration.
Il me semble qu’elle sont effectivement liées toutes les 2

concentration1- Déconnectez votre boîte mail pendant que vous travaillez sur un dossier. Vous ne serez pas tenté(e) d’aller lire le dernier mail arrivé.

2- Planifiez vos tâches sur des espaces temps limité à 45 minutes. C’est en effet le délai moyen maximum pendant lequel notre concentration est à son maximum. Pourquoi les rythmes scolaires sont-ils de 45 mns ?

3- Saucissonnez vos tâches en lots de tâches réduites à leur plus simple expression ; Lorsqu’une tâche est vague (ex : préparer réunion de jeudi), vous avez tendance à reporter au lendemain car tâche trop immense ou à rester trop longtemps sur la tâche. Quand vous « saucissonnez », vous découpez en sous tâches ( 1- préparer l’ordre du jour, 2- documents à fournir, -inviter participants, -préparer powerpoint, etc.) et cela vous donne le sentiment d’avancer. De plus si vous utilisez une to-do-list et que vous rayez les tâches au fur et à mesure que vous les effectuez, cela vous aide à passer à la tâche suivante ans vous déconcentrer.

4- Accordez-vous  des pauses toutes les 1H 30 (2 cycles de 45 minutes. Vous reposez votre cerveau.

5- Repérez vos moments propices à la concentration : À quel moment de la journée êtes-vous le plus productif ? Réservez alors les tâches nécessitant le plus de concentration pour ces moments-là.

6- Identifiez ce qui n’est pas urgent et reportez le à plus tard

7- Eteignez l’ordinateur (écran noir) si vous n’en n’avez pas besoin.

8- Préférez l’usage du stylo et du bloc papier pour préparer vos dossiers, vos listes de tâches. Il est prouvé que l’utilisation du stylo favorise beaucoup la concentration que le clavier de l’ordinateur

9 – six-techniques-pour-se-concentrer-au-bureau

10- rester-concentré

 

 

2- La gestion des mails

11-  Déselectionnez l’icone d’arrivée de nouveaux mails ainsi que la fameuse clochette ! Vous serez moins tenté(e) d’aller lire le nouveau venuvoleurs de temps

12- Définissez des périodes de lecture de vos mails : combien de mails avez-vous reçu pour lesquels vous deviez répondre dans l’instant ? Combien d’affaires avez-vous perdues pour ne pas avoir répondu par retour ? Qu’est ce qui vous empêche franchement de ne lire vos mails que 2 fois par jour (fin de matinée, fin d’après midi)? Soyons fous…. 4 fois par jour seulement (début de matinée, fin de matinée, début d’après midi, fin d’après midi).

13- Utilisez des couleurs pour les urgences par exemple

14- Désabonnez-vous progressivement des newsletters (sauf la mienne !!!) plutôt que de vous laisser envahir.

15- Rangez vos mails dans des sous-dossiers. Ex «  à traiter dans la journée », « à traiter dans la semaine » (assurez-vous de l’avoir vidé le vendredi)

16- Gagnez du temps en enregistrant des signatures et des messages types

17- 10-astuces-pour-gerer-ses-mails-au-quotidien-et-pendant-ses-conges

18-20-astuces-pour-bien-gerer-ses-emails

 

3- La procrastination, le report à plus tard

voleurs de temps

19- Faites votre to do list jour après jour en l’écrivant au stylo. Vous verrez qu’après avoir écrit 3 à 4 jours de suite les tâches que vous avez reportées, vous n’aurez plus qu’une envie : vous en débarrasser !

20- Commencez votre journée par 2 ou 3 tâches rébarbatives et savourez le fait que vous n’aurez plus à y penser.

21- Apprenez à vous féliciter, notamment la première fois que vous aller utiliser cette astuce afin d’ancrer des sensations positives qui vous permettront de recommencer plus facilement

22- Identifiez les tâches qui ne durent pas plus de 2 minutes et les traiter dans la foulée

23- la-procrastination

24- Dix techniques pour lutter contre la procrastination


4- Les interruptions visiteurs

voleurs de temps25- Utilisez si vous le pouvez (difficile en open space !) la technique « porte ouverte » / porte fermée . « Porte ouverte », vous êtes disponible, « porte fermée », vous ne l’êtes pas

26- Si ce n’est pas possible, informez votre entourage que vous souhaitez afin de mieux travailler ensemble, avancer sur ses dossiers mettre en placedes plages horaires de rencontre et des plages de réflexion. Indiquez les votres, respectez celles de votre entourage

27- Apprenez à dire non et expliquer pourquoi (Apprendre à dire non )


5- Le perfectionnisme

voleurs de temps28- Ne serait-ce pas la peur du FeedBack négatif qui vous oblige à repousser la date de la mise en œuvre de votre action ? Si nous devions attendre d’avoir lu tous les livres, vu tous les films traitant de la meilleure manière de faire l’amour, nous serions à l’aube de l’éterité avec pour cetains d’entre nous, une capacité physique à pouvoir le faire….

29- N’auriez-vous pas été élevé(e) avec cette injonction morale : « sois parfait(e) » ? 6 questions pour vous en débarrasser :

30- Allouez un temps pour chacune des tâches et sortez-en et n’y revenez plus !

31- 7 conseils pour sortir du perfectionnisme


6- Les urgences

voleurs de temps

32- Qu’est ce qui est urgent aujourd’hui si ce n’est profiter de la vie, des siens, (se) faire plaisir compte tenu des récents événements ?

33- Si vous aviez bien tout lu ( !) mes articles sur la gestion du temps (sommaire = ici ), vous admettriez que les « urgences » ne sont plus que des imprévus et qu’en suivant certaines pratiques vous sauriez gérer vos priorités


7- La paperasse

voleurs de temps34- Dès réception d’un document avec une date limite, remplir le document et le renvoyer

35- La paperasse incite à la procratination, commencez alors votre matinée par la traiter, elle n’encombrera plus ni votre tête ni votre bureau !

36- Déléguez chaque fois que vous le pouvez les tâches administratives qui ne correspondent pas à votre valeur ajoutée !

37- http://www.tilekol.org/les-dossiers/dompter-la-paperasse

 

Quels sont les voleurs de temps sur lesquels vous décidez d’agir maintenant ? Avec quel outil ?

Si vous ne faites rien, alors votre bénéfice à rester ainsi est plus grand que celui que vous obtiendrez en changeant !

Qu’en pensez-vous ? Et si nous regardions ensemble votre résistance au changement ?

Je prends RDV !

6 réponses à “37 astuces pour capturer vos voleurs de temps !”

  1. Raccurt dit :

    Oui, c’est bien…mais sauf à avoir parcouru trop vite, je n’ai rien lu sur la gestion de l’agenda

    • Merci Pierre pour votre commentaire. Vous avez raison, il n ‘y a rien sur la gestion de l’agenda. Visiblement cela ne faisait pas partie des voleurs de temps des lecteurs. Mais l y aurait tellement de choses à dire sur tous les chronophages… qu’il y aura peut être plusieurs articles qui viendront..
      Bonne journée à vous
      Pierre Yves

  2. LORI Marie dominique dit :

    C’est l’essentiel même s’il manque quelques éléments!
    Merci

    • Merci pour votre commentaire Marie Dominique. Oui il manque encore beaucoup d’astuces… que les lecteurs n’ont pas voulu partager « gratuitement ». Je trouve que j’en donne déjà beaucoup… et je n’empêche personne d’échanger les siennes.. donc je suis preneur !!! Belle journée à vous !
      Pierre Yves

  3. Un grand merci Pierre-Yves pour toutes ces astuces simples, pragmatiques et faciles à mettre en oeuvre .
    Allez… Je fais l’effort de vous donner une astuce (pour que vous puissiez dire qu’au moins une personne vous a donné une solution !) , pour éviter de perdre du temps à rechercher une info : archiver ses mails, ses dossiers informatiques, ET ses dossiers papiers avec la même arborescence.
    Ex :
    1 – Gestion de mon entreprise
    2 – Clients
    3 – Fournisseurs
    4-…
    J’ai testé pour vous : je n’accumule plus les papiers et je suis capable de répondre très rapidement à une sollicitation d’un client car je retrouve tout et tout de suite !
    Vous aviez peut-être déjà évoqué cette idée dans l’un de vos précieux articles sur le sujet ? Si c’est le cas, désolée…
    Belle journée à vous
    Stéphanie

    • Bonsoir Stéphanie et un merci du fonds du cœur pour vos compliments. Et voici que le lâcher prise est entrain d’œuvrer ! Et oui… je viens juste de me dire « j’ai tout donné… je ne vois pas ce que je peux faire de plus pour faire partager…alors maintenant mektoub, inch’allah, ce qui doit se faire se fera !!!! » et votre message arrive !!! Comme quoi le lâcher prise…un véritable outil !!!
      Merci pour votre outil qui va encore plus loin que les astuces… un petit bonheur de la journée… . Et puisqu’il en est ainsi, j’ai le plaisir de vous offrir 15 % de réduction sur mes prestations !!
      Merci encore et belle soirée
      Pierre Yves

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