8ème outil de gestion du temps : Utiliser une « to do list » efficace en 6 points

La  « to-do-list » est l’outil de gestion du temps qui « boucle la boucle » de votre efficacité en matière de gestion du temps.

 gestion du temps

1-    Préparez votre journée de travail ;  cela vous permet d’installer un rituel efficace.

 

2-    Définissez le moment privilégié de votre Espace Temps Référence (journée/semaine/ mois) pour planifier vos tâches :

 

3-     Posez-vous les 4 questions essentielles  pour rester centré sur vos objectifs :

 

4-    Choisissez votre support pour écrire votre « to-do-list » :

Personnellement, après avoir tout essayé (Tâches Outlook, logiciel spécifique, cahier d’écolier grand format, carnet de poche), je privilégie aujourd’hui le petit carnet de poche qui me suit partout et qui m’oblige à réécrire systématiquement les tâches que je n’ai pas accomplies (un bon moyen pour éviter la procrastination !).

 

5-    Arbitrez vos activités

  • Commencez par planifier les tâches et activités dans votre E.T.R. (Espace Temps Référence),
  • Identifiez celles que vous pouvez déléguer (c’est toujours ça de moins à faire… Et si vous lisiez le texte sur les singes et la délégation ici ?),
  • Différez celles qui ne sont ni urgentes ni importantes au sein de votre E.T.R. (cela vous permet là encore de rester concentré sur vos objectifs SMART,
  • Commencez à travailler en utilisant la méthode N.E.R.A.C.

 

6-    Appropriez-vous la méthode N.E.R.A.C

  1. Noter toutes les tâches en les regroupant par type d’activité (mails à envoyer, appels téléphoniques à passer, réunions à organiser, etc.),
  2. Evaluer le temps nécessaire pour chacune,
  3. Rajouter 30 % de temps pour intégrer les imprévus (l’article sur les imprévus est ici),
  4. Arbitrez vos priorités : commencez par vos priorités Urgentes et Importantes chaque fois que cela vous est possible. Vous ne devriez pas en avoir plus de 5 par jour. Si vous en avez plus, je vous conseille de relire l’article sur les priorités ici,
  5. Contrôler l’avancement de votre activité : n’est-il pas satisfaisant de rayer manuellement les tâches accomplies au fur et à mesure de sa journée ? Le contrôle vous permet aussi de suivre votre délégation.


 

NERAC

54 réponses à “8ème outil de gestion du temps : Utiliser une « to do list » efficace en 6 points”

  1. Envoyé par Isabelle LEGROS via Linkedin :

    « Merci pour ces bonnes pratiques! A se remémorer régulièrement pour ne pas retomber dans la routine qui nous fait parfois oublier nos réelles priorités! « 

  2. Envoyé par Pierre GARNIER via Linkedin :

    « Les méthodes de travail sont nécessaires pour s’obliger en quelque sorte à gérer son temps. J’ai bien apprécié la note concernant les « tâches imprévues »
    La gestion du temps demeure néanmoins une affaire de personne, de personnalité (capacité à dire « non », affirmation de soi, confiance en soi et en autrui notamment dans la délégation des tâches, ..) »

  3. Envoyé par Sébastien GAUDIN via Linkedin :

    « Merci pour cet article très interressant. Etant coach Agile je conseille de regarder les méthodologies POMODORO (http://pomodorotechnique.com) et KANO (http://chohmann.free.fr/qualite/kano.htm), qui permettent de gérer son organisation personnel pour la première et les priorités pour la seconde.

    Il existe aussi la méthodologie GTD, littéralement Getting Think Done, plus lourde à mettre en place mais vraiment efficiente dans ce domaine. Vous trouverez quelques informations ici : http://ceclair.fr/une-introduction-a-la-methode-getting-things-done-gtd« 

  4. Envoyé par Corinne LAURENT via Linkedin :

    « Oui, il faut tout noter, mais pour éviter de se disperser ne pas oublier la matrice d’Eisenhower »

  5. Envoyé par Jean Jacques ENCINAS via Linkedin :

    « Bonjour,

    Les emails sont devenus un moyen de communication essentiel même si nous avons l’impression d’être submergé de messages. Une méthode pour réduire cet effet est de paramétrer votre logiciel de messagerie professionnelle pour séparer les messages pour lesquels vous êtes destinataire de ceux dont vous êtes en copie en plaçant des derniers automatiquement dans un répertoire spécifique (« En Copie ») ; vous irez ainsi au plus important et/ou urgent en ouvrant votre répertoire principal.

    Maintenant si vos collègues vous envoient des messages importants et/ou urgents en vous mettant seulement en copie, tant pis pour eux !

    J’ajouterai que l’urgence par email est toute relative, s’il y a le feu chez moi, je vais m’abstenir d’envoyer un message à la caserne de pompiers et plutôt appeler le bon vieux 18. Rien ne vaut un bon appel téléphonique avant de transmettre un message écrit ; quel gain de temps quand le destinataire sait de quoi il retourne avant d’ouvrir votre mail.

    Enfin une question : pourquoi toutes ces méthodes ne font-elles pas partie du cursus scolaire ? »

  6. Envoyé par MArie VALLA via Linkedin :

    « Le commentaire de Pierre m’interpelle particulièrement!
    Savoir dire « non » , fermer la porte de son bureau sans culpabiliser a été pour moi l’étape la plus importante et la première action à mener .
    Petite astuce qui me permet une journée plus facile :
    En tête de liste des actions de la journée je mets toujours celle qui va me demander un effort particulier ; une négociation pénible etc »

  7. Envoyé par Corinne LAURENT via Linkedin :

    « Oui ! Et ne pas oublier de garder ne serait ce qu’un quart d’heure pour soi ! »

  8. Envoyé par Marc DESSIN via Linkedin :

    « @ Marie. Personnellement, ma porte est toujours ouverte car je pense qu’un manager se doit d’être accessible à ses collaborateurs, même si ça crée des perturbations dans son organisation journalière. A contrario, quand ma porte est fermée, ce qui doit être l’exception, on sait qu’il ne faut pas me déranger (rendez vous, coup de téléphone important, etc.). Mon précédent chef lui avait toujours sa porte fermée. Résultat, personne n’osait aller le voir. Certes, il était tranquille pour gérer son temps. Mais est-ce une façon de travailler pour un manager ? Je ne le pense pas. »

  9. @Marc :

    Merci pour votre commentaire Marc ! Et que pensez-vous du fait d’alterner « Porte Ouverte/Porte fermée » en alternant bien évidemment et surtout en expliquant le pourquoi du comment à ses collaborateurs ?

  10. Envoyé par Loïc DURAND via Linkedin :

    « Je suis d’accord avec les commentaires de Marc. Les collaborateurs doivent également savoir que de temps en temps, le manager doit s’isoler pour traiter les dossiers ou prendre les décisions de son niveau.
    J’agis comme Marie, je commence (j’essaie) par la tache la plus rébarbative et souvent la plus importante.
    Je me suis préparé une petite feuille de synthèse que je remplis chaque jour avec les impératifs et tâches à remplir.

  11. Envoyé par Gérard MOURTON via Linkedin :

    « Il faut compter aussi sur notre « émotionnel » pour faire ce que nous avons décider. Et la, notre « émotionnel » n’est pas toujours d’accord. Il nous faudra beaucoup d’énergie. Ou alors il faut trouver le bon argument pour que notre « émotionnel » accepte, mieux soit moteur. Il est souvent plus fort que nous, si nous l’ignorons. « Entre le DIRE (la décision) et le FAIRE il y a souvent l’espace de la mer ».

  12. Envoyé par Stéphanie GILLET via Linkedin :

    « Synthèse efficace et réelle. Pour ma part, j’établis cette liste par semaine et l’actualise le vendredi soir pour la semaine d’après. Restent les imprévus pour lesquels des arbitrages d’urgence doivent être opérés! »

  13. Envoyé par Jean-Baptiste BRIMONT via Linkedin :

    « Le temps est une mesure physique mais je suis tout à fait d’accord pour dire que la dimension émotionnelle est en permanence sous-jacente dans l’organisation de notre temps. Ce que l’on souhaiterait rationnel et organisé, classifié sous les catégories connues rentre souvent en tension avec la dimension subjective et affective des taches selon nos goûts et envies.
    Il serait intéressant de pouvoir affecter un coefficient d’affectivité dans la planification et la quantification de nos tâches et établir des mesures comparatives …. »

  14. Envoyé par Isabelle RAVEAU via Linkedin :

    « Bonjour,
    merci pour cet article qui décrit une série de points très intéressants et importants. A relire régulièrement pour toujours repartir sur de bonnes bases !

    Concernant le point « 4- Choisissez votre support pour écrire votre « to-do-list » »la préférence que vous exprimez d’un outil « analogique » en pleine ère numérique qui ne cesse de vanter les mérites de superbes appli faites pour, semble surprenante de prime abord… mais j’en suis venue à la partager entièrement !
    Je me suis pourtant essayé de nombreuses fois à utiliser divers logiciels (RememberTheMilk, OneNote,…) succombant, entre autres, à la promesse de synchronisation entre téléphone et ordi. Mais à chaque tentative, au bout de qq semaines, j’ai constaté que mon appli regorgeait de « vieilles tâches » certes non faites, mais plus d’actualité, et que mes vraies urgences importantes se trouvaient ailleurs… en tête ou couchées sur le papier…
    Alors, définitivement, je préfère l’accessibilité permanente d’un support bien concret, jamais en panne, toujours disponible pour accueillir la moindre pensée quand elle se présente… même si pour certains cela ne fait pas « moderne » !
    Et au final, je constate que noter avec un style sur un support physique me « libère beaucoup plus la tête » que de noter des tâches à faire sur mon smartphone… je me sens plus détendue et concentrée sur les actions décidées.
    « 

  15. Envoyé par Barbara MEYER via Linkedin :

    « Merci pour ces conseils. J’y apporterais un 7ème point : mettez en avant ce que vous aimez faire en l’écrivant d’une autre couleur ou en le surlignant ! Une touche de bonheur indispensable dans le quotidien.
    Bonne semaine bien organisée 😉 Barbara »

  16. Envoyé par Julie RUE via Linkedin :

    « bonjour,
    merci pour cet article qui aborde les points essentiels pour utiliser au mieux cet outil, très utile dans mon travail d’accompagnement de personnes en difficultés. Un cadre sur lequel s’appuyer permet vraiment de proposer un meilleur accompagnement et de ne pas se perdre soi même (au passage 😉 ). Encore merci et bonne journée »

  17. Envoyé par Kadhija ABBADI GROSSY via Linkedin :
    « Merci, intéressante comme approche. Il suffit de s’accrocher pour que ça dure »

  18. Merci Khadija …Accrochez-vous çà vaut le coup.. Bon courage

  19. Envoyé par Anne GUYOT via Linkedin :

    « Merci pour cette synthèse très utile au quotidien. Je vote pour le carnet qui permet de poser une idée et de passer tout de suite à autre chose. Cela évite de se poser la question le soir : « j’ai pensé à un truc, mais quoi ? ». En plus le carnet n’est jamais en panne, On peut même y insérer une feuille volante si, par hasard, il est resté sur le bureau lorsqu’on est à l’extérieur. »

  20. Envoyé par Fabienne COUTON via Linkedin :

    « Merci pour ces réflexions qui aident vraiment à travailler plus efficacement. Je rajouterai volontiers de ne pas oublier de se féliciter pour les tâches accomplies, pour notre bonne organisation et pour notre travail de chaque jour. Cela renforce notre satisfaction de (je vous cite) « de rayer manuellement les tâches accomplies au fur et à mesure de sa journée ».
    Merci encore pour ce partage et au plaisir de vous lire. »

  21. Merci Fabienne pour cette formidable idée..; Vous avez raison, nous avons le droit et le devoir de nous faire des compliments à nous -même sans exagération bien sûr… mais c’est important..
    Vive le partage !!

  22. Envoyé par Virginie RAVEAU via LinkedIn :

    « Je vois qu’on partage le même ressenti sur l’intérêt de noter de manière tangible nos actions sur un support papier.
    Reste le choix de l’outil, vous utilisez quoi ?
    un carnet ? un grand cahier ? des feuilles volantes ? des post-it ?

    pour moi l’avantage des carnets et autres cahiers sur les mémos de toute sorte, c’est d’avoir un lieu unique dans lequel on a tout (un enseignement de la méthode GTD …), mais le revers, c’est que cela fige un ordre (ce qui a été noté en premier apparait toujours avant ce qui a été noté ensuite… même si cela se révèle moins important, moins urgent … sauf à recopier !)… là où les mémos sont très avantageux car ils nous laissent toute latitude de s’organiser comme on le souhaite..

    A vrai dire, c’est un sujet qui nous a beaucoup préoccupé sous l’angle organisationnel … Comment cumuler tous les avantages ? il faudrait un mémo qui se transforme en calepin pour ne jamais s’égarer.. tout en offrant la plus grande souplesse d’organisation … Je vous invite à aller voir notre site http://www.cnote.fr, vous devriez adorer ! »

  23. Merci Virginie pour votre commentaire..
    Quel est l’avantage de recopier ? j’y ai trouvé moi un avantage important… Quand j’ai recopié 3 ou 4 fois la même action à « faire », cela me fait prendre conscience que cette action-là est celle que je n’aime pas faire .. ;donc je procastine.. et je la fais pour l’éliminer définitivement . Cet un moyen que j’ai trouvé, il n’est peut être pas universel .. ;mais seul le partage peut nous le dire…

  24. Envoyé par Eryck FENOT via LinkedIn :

    « Depuis un gros projet en 98 (eh oui, je m’en souviens encore !), je me fais une To Do List à la semaine, chaque lundi matin, au calme, en reprenant celle de la semaine précédente et dans laquelle je sépare les activité Pro des activités Perso.
    Une page A4, propre le lundi et, c’est le but, « crabouillée » le vendredi. Je l’ai sous les yeux toute la semaine.
    Le niveau de détail est propre à chacun.
    Effectivement, « en cas de bourre », il m’arrive d’en faire une rapide le matin spécifique à la journée qui vient. »

  25. Merci pour votre expérience Eryck…. Et encore une fois vive le partage !!!

  26. Envoyé par Nadine BROCHET via LinkedIn :

    « Excellente initiative à coupler avec les 4 catégories de priorités d’un emploi du temps (livre de Steven COVEY priorités aux priorités) Importantes-urgentes,importantes non urgentes, non importantes -urgentes, non importantes-non urgentes ! Tout en sachant qu’être créateur de sa vie c’est privilégier la partie importante-non urgente c’est ainsi que l’on bâtit sa vie comme un bâtisseur de cathédrale . »

  27. Merci Nadine pour ces références. Effectivement Steven COVEY aborde les 4 priorités issues de la matrice EISENHOWER créées par le Général du même nom avant qu’il ne devienne Président des Etats Unis.

    Vous retrouverez cette matrice dans mon blog.. http://votreparenthese.com/la-gestion-des-priorites/

    A très bientôt et vive le partage !

  28. Envoyé par Evelyne LEFEVRE via Linkedin :

    « Assistante de direction dans un cabinet de conseil, rodée aux urgences et à l’imprévu, c’est une méthode que j’ai adopté depuis 10 ans. Chaque vendredi soir, je prépare ma to do list de la semaine prochaine en regroupant par catégorie. Je la reprends le lundi matin après consultation de mes mails et l’adapte au quotidien.
    C’est une méthode qui a grandement amélioré mon organisation. »

  29. Merci pour votre expérience Evelyne ! Cela me permet de renforcer mes convictions si besoin était !!!

    Vive le partage

    Pierre Yves

  30. Envoyé par Sylvain HOUDANT via LinkedIn :

    « Très intéressant en effet.
    je sens que certain de mes collaborateurs et moi même pourrions mettre en application facilement.
    l’important est de prendre conscience du problème et de trouver une solution, cela nous aidera. »

  31. Merci Sylvain… Bien sûr Sylvain que vous « pourriez »…. et pourquoi le conditionnel ???? Vous allez pouvoir !

    Bon weekend

    Pierre Yves

  32. Envoyé par B. PLAUD-LAURIDON via Linkedin :

    « Bonjour,
    Merci du temps accordé à cet article et du partage.
    La plus simple démarche est tellement difficile lorsque le surmenage tétanise et les conseils sont appréciés lorsque les imprévus arrivent.
    Avec les personnes que j »accompagne je suis souvent dans la proposition de méthodes simples. Elles marchent mieux encore si elles sont bien comprises.
    Alors anciens et nouveaux conseils sont bons à prendre et répétés on y trouve une certaine sérénité. »

  33. Merci à vous pour votre témoignage…. De plus, dans quelques jours , je vais ouvrir un grand dossier sur le stress… Alors je compte sur vous…

    Vive le partage !!

    Pierre Yves

  34. Envoyé par Jean-Michel PHILIPPON via Linkedin :

    « Bonjour,
    Planifier ses tâches, c’est regarder toujours devant avec ce qu’il y a à faire, avec son lot de frustrations inévitables qui ternissent fortement l’image du temps qui passe sans pouvoir se l’approprier. Je conseil souvent à mes clients de garder près de soi, sous le format de fiches type bristol, la liste de toutes les tâches réalisées dans un passé récent. Cela permet de mieux relativiser l’intégralité de nos tâches, d’avoir une satisfaction du travail accompli et donc de soi et de s’approprier le temps qui passe par la trace de nos actions. Prendre le temps de regarder dans le rétroviseur, donne une conscience positive du temps qui s’écoule, et une motivation à avancer. »

  35. Merci à vous Jean- Michel, c’est un vrai plaisir de partager nos expériences qui viennent s’enrichir mutuellement…. à l’heure de l’individualisme forcené, cela redonne du baume au coeur…
    Merci encore et très belle journée à vous.

    Pierre Yves

  36. Envoyé par Virgine LEFRANC via LinkedIn :

    « Merci pour cet article auquel j’ajouterai qu’apprendre à planifier ces tâches, à gérer son temps est salutaire pour éviter d’être envahi par le stress. Le stress est renforcé, lorsque nous ne posons pas par écrit nos tâches à réaliser, ce que nous avons à faire, car par peur de l’oublier, nous les ressassons dans notre tête. Et si nous les oublions, c’est l’estime et la confiance en soi qui diminue »

  37. Merci Virginie… Cela tombe bien, le stress va être le prochain dossier que je vais aborder… j’espère que vous viendrez ajouter de l’eau à mon moulin… Bonne journée Virgnie !

  38. Envoyé par Barbara MEYER via LinkedIn :

    « Libérer son esprit en écrivant ses tâches, les rayer et s’en féliciter lorsqu’on les accompli, mettre en avant les tâches qui nous font plaisir et accueillir les compliments, … C’est tout un ensemble de moments accomplis et la conscience de faire tout ça au quotidien qui joue sur la confiance et l’estime de soi. Tous ces sujets sont au cœur de mon livre « j’arrête d’être débordée » éd. Eyrolles. Féminin oui … Parce que les femmes en font plus avec les tâches quotidiennes avec un capital confiance en soi légèrement inférieur et que y’a beaucoup de mon expérience dedans;-)
    Je vous conseille un autre livre mais que vous devez déjà tous connaître « getting things done » !
    je vous souhaite une belle journée Barbara »

  39. Merci Barbara pour cet approfondissement. Et je vais m’empresser d’aller trouver les 2 livres que vous me recommandez.
    Très belle journée à journée à vous
    Pierre Yves

  40. Envoyé par Gwénaël FERAL via LinkedIn :

    « Je suis tout a fait d’accord avec vos commentaires. La difficulté que j’ai rencontré c’est d’établir chaque jour cette planification. Les bonnes habitudes prennent plus de temps à se mettre en place que les mauvaises. Je confirme que c’est un réel plaisir de rayer la tache accomplie. Et le soir, prendre le temps de penser à tout ce que j’ai réalisé, même les tâches non planifiées, car ce sont les plus nombreuses, permet de fermer la porte du travail et d’ouvrir celle de sa vie personnelle. »

  41. Merci Gwenaël,

    Effectivement les mauvaises habitudes sont plus difficiels à perdre que les bonnes à gagner, mais la satsfaction est tellement grande quand on y arrive. Et vous avez raison il est des petits plaisrs simples comme rayer les tâches qui font tellement du bien….
    Bon courage et belle journée à vous !
    Pierre Yves

  42. Envoyé par jacques FUCHS via LinkedIn :

    « Une « to do list » est en effet fort utile dans la gestion de notre temps…. et devrait, pour tout responsable, compter beaucoup de points à déléguer…..

    @ Gwénaël : un de mes clients en coaching résistait à continuer d’utiliser une « to do list » malgré une efficacité avérée à chaque usage. En creusant, son usage contredisait une de ses croyances qui disait qu’il était incapable de réussir…
    Traiter une problématique de comportement nécessite parfois de monter plus haut dans les niveaux logiques que juste remonter d’un étage au niveau des capacités…. et de traiter purement avec une formation. »

  43. Merci Jacques pour ce témoignage et cette expérience client. je suis d’accord avec vous; la to do list permet dans un premier temps de repérer ce que je peux reporter et qui n’est pas à faire obligatoirement aujourd’hui, puis ce que je peux déléguer (quand je suis manager), cela donne de suite un sentiment d’allègement,puis enfin ,commencer toujours par la tâche qui nous ennuie le plus… ensuite cela nous done le coeur léger… voilà quelques petits trucs bien utiles…
    Vive le partage Pierre Yves

  44. Envoyé par Roselne BRAHIM via LinkedIn :

    « Merci pour cet article. En effet, une « to do list » est souvent nécessaire pour gérer son temps et ses priorités. C’est une méthode simple et claire, facile à mettre en place. »

  45. Merci pour vos compliments Roselyne, cela me pousse à continuer dans cette voie. Bientôt un sujet sur le stress…

    Bonne journée à vous et vive le partage …..

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