4 étapes pour la gestion des priorités : le 4ème outil de gestion du temps !

Ça y est ! Vous avez pris le recul nécessaire (Aigle et Tortue)  pour définir Votre Objectif SMART  et vous avez même réussi à le « découper » en Actions Quotidiennes Prioritaires !…
 » D’accord mais avec TOUT le reste (les devis pour la chaudière, le cadeau d’anniversaire pour le petit dernier, la réunion à préparer, les imprévus…) , c’est-à- dire la Vie ,qu’est ce que je fais ? » Voilà ce que vous allez me répondre  et vous aurez raison!

Par quoi commencer ?

Joe the businessman with his paper stack

C’est ici, une fois encore, que votre prise de recul (l’Aigle, surement l’outil le plus important de votre gestion du temps !) va vous aider.

Quelle priorité ?

C’est LA  question-clé à ce moment important de l’organisation de votre temps et je vous propose de définir  « quels sont les critères qui définissent les priorités ? ».

2 mots-clés vont vous aider :  Important & Urgent
Mais ce qui est important n’est pas forcément urgent et ce qui est urgent n’est pas forcément important…. Alors comment faire ?

Découvrez la démarche en 4 étapes !

Première étape : Votre E.T.R. : Espace Temps Référence
Préférez-vous vous organiser à l’heure,la journée, à la semaine ou au mois ? Une fois ceci fait, nous parlerons de votre « Espace Temps Référence », votre journée, semaine ou mois.

Deuxième étape : Définir les mots « Urgent » et « Important ».
Urgent : action qui doit être traitées sur l’instant, dans votre « espace temps référence » ne pouvant pas être décalée. Ex : les imprévus ( !), répondre au téléphone qui sonne, c’est le dernier jour pour envoyer un formulaire administratif parce que c’est le dernier jour avant amende, etc..
Important : action intimement liée à votre objectif SMART, à celui que votre entreprise vous a donnée, à vos valeurs personnelles. EX : Vos AQP !

Troisième étape : Gérer vos priorités ! C’est le 4ème outil de gestion du temps : la gestion des priorités avec la matrice Eisenhower !
Sur une feuille blanche, tracez  un axe vertical, l’axe de l’ « Important », sur lequel vous inscrivez toutes les  tâches à effectuer dans votre « espace temps référence ».Classez-les de la plus importante (en haut)  à la moins importante (en bas).Poursuivez en traçant l’abscisse de l’ »Urgent »  qui croise l’axe des ordonnées. Classez vos tâches de la plus urgente (à droite) à la moins urgente (à gauche).  Vous allez donc obtenir un axe orthonormé comme celui-ci :

MATRICE EISENHOWER INCOMPLETE

Nous découvrirons plus tard pourquoi cette matrice porte ce nom.

Vous découvrez alors vos  4 niveaux de priorités différentes :

Vous avez fait les ¾ du travail, bravo !

Etape 4 : Prioriser vos priorités ! Comment faire ?
Je vous propose de  découvrir progressivement la méthode.

Où placez-vous  vos priorités n° 1 (vous pouvez avoir plusieurs priorités 1)?
Bien sûr … en haut à droite ! C’est l’Urgent et l’Important)… Vous l’avez compris ce sont celles qui doivent impérativement être traitées aujourd’hui (aujourd’hui = votre E.T.R.).
Ce sont les priorités dites « vitales », celles que vous ne pouvez pas reporter à demain. Elles correspondent à vos AQP (Actions Quotidiennes Prioritaires) . Elles sont liées à vos objectifs.

Et les priorités n° 4 ?
Evidemment en bas à gauche ! Ce sont celles qui ne sont « ni Importantes – ni Urgentes »… mais pourquoi alors les considérer comme priorités ? Parce qu’il faut que vous les gardiez en mémoire afin qu’elles ne deviennent pas des « urgences » qui viendront bousculer votre organisation !

Vos priorités 2 ou 3 ? Où les placez-vous ?
En haut à gauche ou en bas à droite ? C’est ICI que se joue Votre efficacité dans la gestion du temps : d’après vous, qu’est ce qui est à placer en N° 2 : le plus urgent ou le plus important ????
Placer en 2 le plus urgent : jusqu’à aujourd’hui vous n’avez pas géré ce qui était important, lié à votre objectif (si vous en aviez défini un !!). Vous êtes donc entrain de « subir » le temps et votre activité.
Placer  en 2 le plus important : Vous décidez de « Maîtriser » Votre temps, Votre organisation et  d’avoir en mémoire votre objectif (ou celui donné par votre entreprise).

Votre Objectif : Temps Maîtrisé > Temps Subi.
Vous avez donc maintenant la clé pour savoir comment prioriser vos priorités.

MATRICE EISENHOWER COMPLETE

Tout ceci établi, vous maîtrisez votre emploi du temps. Vous écrivez votre « To-do  list » (liste des choses à faire) !  C’est sans compter les chronophages, les imprévus, le grain de sable dans l’engrenage finement huilé ! Comment les gérer, que faire du grain de sable ? Rendez-vous au prochain épisode ou passez à l’action et prenez Rendez-vous pour une séance Diagnostic gratuit !l

Bonne journée !

PS : Eisenhower était le Président des Etats Unis à la sortie de la deuxième guerre mondiale. C’est lui qui, en tant que général d’armée, organisa le débarquement des troupes alliées avec cette matrice !

ENTONNOIR PRIORITES

11 réponses à “4 étapes pour la gestion des priorités : le 4ème outil de gestion du temps !”

  1. staron dit :

    serait’il possible de transmettre cette methode à…. »quelqu’une »….qui m’est tres proche ????

    • Bonjour Gérard,

      C’est avec plaisir que je vous propose de vous aider…!!! Je crois fermement à la notion de « déclic » et la vie est tellement taquine qu’elle ne nous dit jamais quand il va se produire… ce fameux déclic… ce peut être demain ou plus tard…
      De plus nul n’est prophète en son pays… je comprends donc vos interrogations… Courage !!!

  2. Tessa dit :

    Bonjour Pierre-Yves,

    Merci pour vos commentaires très explicites de cette matrice d’Eisenhower. Je l’emploie moi aussi lors de coachings ou en consultance, et je trouve votre description d’une grande clarté.

  3. […] 11 : Commencer par faire votre « To do list » de la journée : repérez vos priorités, les dossiers pénibles, […]

  4. SINZOGAN Luc dit :

    Merci beaucoup pour vos contributions au développement de la GRH.
    Les tâches non urgentes et non importantes seront-elles abandonnées ou renvoyées au calendre grecque?

    • Merci pour vos compliments Luc !!! Ah surtout pas….. elles doivent rester dans la liste des priorités afin d’être regardées de temps en temps sinon le risque est grand de les voir passer directement en URGENCES;
      Bonne soirée Luc
      A

  5. HALIBA dit :

    Bonjour Mr Pierre Yves,

    La gestion du temps reste toujours une priorité pour moi. La matrice Eisenhower est peut être ma solution à ma problématique de gestion de temps. Je voudrais simplement vous préciser que dans notre outil de travail journalier , le superviseur doit planifier sa journée du début jusqu’à la fin de shift: Plan de suivi quotidien. Or ce planning est toujours perturbé et non respecté à cause des imprévus de la journée. D’autant plus que ta journée est répartie entre 80% coaching et 20 taches administratives. Comment pourrais je définir mes priorités en s’aidant de la matrice d’Eisenhower. Merci pour votre collaboration.

    • Il est toujours difficile de répondre précisément en ne connaissant pas le contexte exact; Cependant, je peux vous proposer une Séance Offerte (http://votreparenthese.com/mon-offre/seance-offerte/) afin que nous en parlions ensemble.
      Je vous conseille aussi de lire l’article spécifique aux imprévus sur mon blog .
      Généralement nous estimons que par rapport à l’objectif défini, nous ne pouvons pas gérer plus de 4 à 5 priorités (niveau 1 de la matrice Eisenhower : Tâches Urgentes et Importantes) par jour pour justement pouvoir gérer les urgences (souvent les imprévus.
      J’espère avoir répondu « partiellement » à votre question sinon n’hésitez pas à prendre contact avec moi avec la Séance Offerte.
      BOn weekend Haliba
      Pierre Yves

  6. Don Pierrot dit :

    c’est vraiment magnifique et ca m’a beaucoup aider pour les reunions tenues dans le cadre de safety dans notre entreprise du groupe Metorex.

  7. Don Pierrot dit :

    Me prevenir s’il vous plait, sur tous les nouveaux articles.

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