Prévoir les imprévus ? Oui c’est possible en 4 étapes !

Titre accrocheur certes mais méthode efficace et bien réelle mais … seulement si vous faites preuve d’opiniâtreté (c’est tout vous çà non ?). Bien sûr, vous n’avez pas toujours envie de savoir ce qui va se passer dans le futur (même si quelquefois çà aide bien !). Rassurez-vous seuls 2/3 de vos imprévus sont prévisibles ! J’ai piqué votre curiosité ?  4 étapes pour prévoir les imprévus :

IMPREVUS 2

   1-       Listez et chronométrez vos tâches !

   2-       Faites vos comptes !

   3-      2 premiers constats s’imposent !

   4-      Identifiez 3 types d’imprévus différents !

 

 

Etape 1 : Listez l’ensemble des tâches effectuées dans vos journées ! (Courage !)

Prenez une feuille A4 ou un fichier Excel et créez un tableau avec 5 colonnes comme ci-dessous :

Tâches effectuées

Prévues

Temps passé

Imprévues

Temps passé

Réunion de service

x

1h 30

Faire ma to do list

x

20 minutes

Finaliser dossier A

x

3H

Appel téléphonique de Romain

x

35 minutes

Total journée/semaine/mois

 

 

 

 

Chaque jour, idéalement pendant 3 mois (le minimum 1 mois), remplissez votre tableau au fur et à mesure que vous avancez dans votre travail :
– Sous la colonne «  Tâches effectuées »  inscrivez l’ensemble des travaux que vous avez réalisés,
– Indiquez si ces tâches étaient prévues ou imprévues et le temps que vous avez passé sur chacune d’elle.
– Astreignez –vous à le faire au minimum pendant un mois pour avoir une vraie vision de votre activité !

Oui vous avez raison !

1-       C’est rébarbatif,
2-       Vous allez oublier de noter toutes les  tâches et le temps qu’elles vous ont pris
Pas grave ! Avez-vous appris à marcher du premier coup  sans tomber ? Soyez indulgent avec vous-même…. Seule la persévérance compte ! Les informations que vous allez recueillir vont vraiment vous aider à encore mieux vous organiser !

Etape 2 : Faites vos comptes !

A la fin de la journée (un peu court !),  de la semaine (les habitudes commencent à être prises) ou du premier mois faites le total du temps passé sur l’ensemble de vos tâches :
1-       Calculez le Temps Total Travaillé, vous allez avoir des surprises …
2-       Déterminez le Temps Total passé à des tâches Imprévues…. Impressionnant…
3-    Et enfin calculez le pourcentage Temps Imprévu/temps total = indication de l’importance de vos Imprévus dans votre             organisation,2ème  effet Kiss Cool !

Etape 3 : Effectuez deux premiers constats !

A-     Recul sur votre organisation :
Si le Temps des Imprévus > Temps des Prévus, vous avez un vrai problème de prise de recul par rapport à votre organisation. Il est temps pour vous de demander une séance Diagnostic Gratuit !

B-     Temps pris par vos imprévus chaque jour travaillé :
En divisant le Temps Total des Imprévus par le nombre de jours travaillés, vous obtenez le temps que vous prennent vos imprévus chaque jour !
C’est comme cela qu’il y a 6 ans j’ai découvert que j’avais en moyenne 2 heures d’imprévus par jour (pas forcément 2 heures de suite… J)

 Evident non ? !

Maintenant que vous connaissez le temps passé aujourd’hui à gérer vos imprévus, il se peut alors que votre « to do list » soit moins conséquente. Il est aussi probable que, au moment où ces imprévus arriveront, vous serez moins perturbé(e) puisque vous saurez à l’avance qu’ils allaient arriver … Cette situation ne sera-t-elle pas plus confortable pour vous ?  Qu’en pensez-vous ? Passons à la dernière et à la plus importante des 4 étapes.

 

Etape 4 : Identifiez 3 types d’imprévus différents

Votre capacité à prendre du recul  va vous aider !

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Si vous analysez vos tâches imprévues, vous allez rapidement vous rendre compte qu’il y a 3 types d’imprévus différents dans votre organisation :

Type 1 : les imprévus  récurrents.
Vous ne vous en êtes pas rendu(e) compte tellement vous étiez pris(e) par votre travail  (le nez dans le guidon en somme !).  Ce sont  ceux qui reviennent périodiquement aux mêmes dates ou aux mêmes heures. Mis à jour, ils ne seront donc plus imprévus et vous pourrez ainsi mieux les prendre en compte.

Simplissime !

 Type 2 : les imprévus  aléatoires
Ce sont ceux qui reviennent périodiquement mais sans aucune régularité : « vous savez que cela va arriver mais nous ne savez pas quand ! ». Vous pouvez donc anticiper  en prévoyant les actions à mener de façon méthodique pour gérer ces tâches. N’est ce pas là une des caractéristiques des sapeurs pompiers ?  Savoir qu’ils vont être appelés pour un feu ou un accident mais sans savoir ni quand ils vont être appelés, ni pour quel sinistre, ni la destination. Par contre ils connaissent exactement la procédure à suivre lorsque cela arrive.
Vous allez devenir le (la) sapeur pompier de votre propre organisation !!!

 Type 3 : Les imprévus imprévisibles (pardon pour le pléonasme !)
Ils représentent le « sel de la vie », la surprise, l’inconnu, l’opportunité ou la menace. Néanmoins vous avez pris conscience qu’ils étaient bien présents et vous avez maintenant une idée du temps qu’ils vous prennent chaque jour.

 En conclusion, vos imprévus récurrents disparaissent, vos imprévus aléatoires sont anticipés et vos imprévus imprévisibles sont globalement quantifiés…

 Que reste-t-il alors comme imprévus ?  La date à laquelle vous décidez de prévoir vos imprévus !!

Quand commencez-vous ?

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